アポ取り英文メールテンプレート（初対面用）

新しい取引先候補など、今まで一度も会った事がない人に対して、面談の約束を取り付けたい時があると思います。

日本語ですら気を遣うシチュエーションなのに、英語で失礼ないメールを送り、アポを取り付けるなんてハードルが高い、、と思う方もいるかもしれませんが、定番のフレーズがありますので、サクッと覚えてしまいましょう！

例文

例文

メールタイトル
Appointment to introduce our new product
（新商品紹介のためのアポイントメントのお願い）

本文
Dear Mr. Smith
（スミス様）

My name is Taro Yamada. I am sales manager at ABC company.
（ABC会社で営業を担当している山田と申します）

I was referred to you by Mr Sato.
（佐藤様からご紹介頂きご連絡致しました）

I would like to arrange an appointment to introduce our new products.
（新商品についてご説明致したく、アポイントメントを取らせて頂きたいのですが）

Please let me know your convenient date and time for us to have a meeting.
（ご都合の良い時間をお教え頂けますと幸いです）

I look forward to hearing from you.
（ご連絡をお待ちしております）

Sincerely

Taro Yamada

いくつかポイントがあるので、一つ一つ見ていきましょう！

タイトル

まず皆さんが悩まれるのはタイトルの付け方かと思います。
私たちは日々膨大な量のメールを受け取っており、全てのメールを事細かに読んでいる時間はない！という人がほとんどですので、タイトルだけで用件が分かるように書くのが鉄則です。

Appintment request（アポイントメントのお願い）のように書いても良いですが、可能な限り具体的に何のためのアポイントなのかまで書くと良いでしょう。

Appointment to（用件）：（用件）のためのアポイントメント

メールの宛名

次に悩まれるのはメールをどのような文言で書き始めるか？ということだと思います。

日本のビジネスメールで一番最初に「○○様」で始めるのと同様、
書き出しは Dear Mr/Ms. ○○で始めるのが一般的です。
○○の部分は相手の下の名前ではなく、名字を入れましょう。
また相手が博士号持ちであったり、医師である場合は、Dear Dr ○○とします。

場合によってはHello ○○や Hi ○○で始める場合もありますが、これはよりカジュアルな言い方になります。複数回やり取りをしたことがある相手であれば、こちらの言い方でも良いですが、Dearで始めた方が無難でしょう。
なお、HelloやHiで始める場合は、相手の名字ではなく下の名前を入れることが一般的です。

Dear Mr/Ms. ○○（名字）で書きはじめよう

メールの書き出し（自己紹介など）

初対面の人に送るメールは自己紹介から始めましょう。
My name is ○○. I am （役割）at（会社名）というフレーズさえ覚えてしまえば、問題ありません。自己紹介フレーズではMy name is ~ではなく、I am ~としても問題ありませんが、My name is の方がよりフォーマルな印象を与えます。

自己紹介の次には、なぜ相手の連絡先を知っているのか？を明示しましょう。
誰かに紹介された場合は、I was referred to you by ○○と言います。
なお紹介というと、introduceを思い浮かべる方も多いと思いますが、introduceは直接その場で紹介するというニュアンスが含まれますので、メールで誰々から紹介を受けましたという場合はreferを使います。

『My name is （名前）. I am （役割）at（会社名）』で書きはじめよう

アポイントメントのお願い

自己紹介が終わったら、本題であるアポ取りの文章を書きます。
I would like to ~で、~したいという自らの要望を丁寧に表現出来ます。

~したいというとwantを思い浮かべる方も多いと思いますが、wantはかなりカジュアルな表現ですので、友人同士であれば問題ありませんが、ビジネスの場所で用いる場合はwould like to~が良いでしょう。

また日時を調整する事は、arrange an appointmentと言います。
そしてappointmentの後にtoをつけて、アポイントの目的を述べます。

I would like to arrange an appointment to （目的）で面談をお願いしよう！

日程調整

そして日程についても忘れずに述べます。
相手との関係性によって、いくつか日程を指定して都合の良い時間帯を聞く場合もあれば、幅広に相手の空いている日程を聞く場合もあるかと思いますが、初対面の人に対してのメールなので、相手の都合を聞く英文としました。

Please let me know ~で、~を教えてくださいという意味になります。

またconvenient date and timeで都合の良い日時という意味です。こちらも決まり文句ですので、そのまま覚えてしまいましょう。

Please let me know your convenient date and timeで相手の都合を聞こう！

メール本文の終わりに

メール本文の最後に、結びの一文を入れるとスマートな印象です。
Look forward to ~ingで、~するのを楽しみにしていますという意味です。

Look forward to hearing from youで、ご連絡をお待ちしています
Look forward to meeting youで、（会った事のない人に）お会いできるのを楽しみにしています
Look forward to seeing youで、（会った事のある人に）お会いできるのを楽しみにしています

のように様々な形で応用が効く非常に便利な頻出フレーズなので、覚えてしまいましょう！

またI am looking forward to ~ingのように表現する場合もありますが、こちらはよりカジュアルな言い方になります。

Look forward to ~ingで、~するのを楽しみにしています。と丁寧に伝えよう！

最後の結び

メールの最後の締めくくりのフレーズは本当に多くのフレーズがあり、以前オーストラリアとアメリカのネイティブの友人と話したところ、何と30個もありました。

しかし（地域に寄りますが）最もフォーマルな言い方としては、Sincerely、もう少しカジュアルにするのであれば、Best Regardsが一般的でしょう。

Sincerely もしくは Best Regards でメールを締めくくろう。

尚、メールの最後の締めくくりフレーズについては、下記の記事に詳しく書きましたので、こちらも併せてご覧ください！